Jak zorganizować przeprowadzkę biura?

Potrzeby przedsiębiorstw zmieniają się dynamicznie wraz z upływem czasu. Im dłużej funkcjonują na rynku, tym większe prawdopodobieństwo przeprowadzki. Zmiana miejsca siedziby – niezależnie od tego, czy na mniejszą, czy na większą przestrzeń – może stać się przyczyną wielu stresujących sytuacji. Warto zatem z wyprzedzeniem przygotować się do całej operacji, aby uniknąć niepotrzebnych problemów w firmie. Oto 4 proste kroki, jakie należy wykonać przed przeprowadzką biura

Wyznaczenie zadań pracownikom

W każdym przedsiębiorstwie wynajmującym przestrzeń biurową pracuje co najmniej kilka osób. Dzięki ich pomocy spakowanie wszystkich potrzebnych przedmiotów może pochłonąć znacznie mniej czasu. Wystarczy wyznaczyć pracowników, którzy w ramach obowiązków zabezpieczą i przygotują sprzęt do przeprowadzki. Warto pomyśleć o tym odpowiednio wcześnie – najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem przenosin, aby zdążyć na czas.

W pierwszej kolejności należy spakować najmniej potrzebne rzeczy, czyli takie, które nie wpłyną negatywnie na prowadzoną działalność i nie przeszkodzą w realizacji codziennych zadań. Przeprowadzka biura nie może przecież wstrzymywać świadczenia usług klientom. Dopiero na sam koniec – ostatniego dnia – można zapakować najważniejszy sprzęt, taki jak komputery czy drukarki. Pracownicy sami będą w stanie dokładnie określić, które narzędzia są im niezbędne do pracy, a które nadają się do spakowania z wyprzedzeniem.

Likwidacja nieprzydatnych przedmiotów

Przeprowadzka stanowi doskonałą okazję do weryfikacji przydatności zgromadzonych elementów wyposażenia. Często okazuje się, że w biurze znajduje się zupełnie zbędny już sprzęt lub urządzenia, które nie przydadzą się w nowej siedzibie. Zdarza się, że podczas porządków udaje się znaleźć nawet przedmioty osobiste należące do byłych pracowników. Nie warto tracić czasu i pieniędzy na pakowanie zbytecznych bibelotów. Dużo szybciej będzie je po prostu wyrzucić, a w przypadku drogich urządzeń – znaleźć kupca lub oddać do utylizacji.

Zaopatrzenie się w kartony i folię

Transport rzeczy nie musi wiązać się z ryzykiem ich zniszczenia. Wystarczy odpowiednio je zapakować. Z tego względu warto zaopatrzyć się w mocne kartonowe pudła, do których można spakować niemal wszystko – od ważnych firmowych dokumentów, po sprzęt elektroniczny. W trakcie przeprowadzki kartony umożliwią komfortowe przeniesienie nawet setek przedmiotów.

Przydatna okaże się również folia bąbelkowa. Zabezpieczy ona od wewnątrz bardziej wrażliwe na uszkodzenia sprzęty. Warto również zadbać o właściwe oznaczenie kartonów. Zwykły napis flamastrem „Ostrożnie” będzie ważną wskazówką dla osób, które zajmą się transportem ładunku. Aby jeszcze lepiej zabezpieczyć kartony, można okleić je taśmą samoprzylepną. Uniemożliwi to przypadkowe wypadnięcie przedmiotów podczas przenosin.

Wynajęcie firmy transportowej

Najlepszą gwarancją bezpiecznej przeprowadzki biura jest skorzystanie z usług profesjonalistów. Są oni w stanie szybko przetransportować kartony, meble i urządzenia elektroniczne do nowej siedziby. Dzięki doświadczeniu i znajomości branży unikają też podstawowych błędów, które mogą wiązać się z przeprowadzeniem całego wyposażenia. Zorganizowanie przenosin z pomocą specjalistów będzie znacznie łatwiejsze!